تعريف نامه : نوشته اي است مشتمل بر مطالبي خطاب به شخص يا سازماني به طور رسمي(اداري)،نيمه رسمي و غير رسمي.نامه هاي اداري به لحاظ داشتن ارزش قانوني از اهميت ويژهاي برخوردارند و هر نامه به عنوان يك سند در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد است.محتواي نامه اداري از حيث پيام ،نوع نگارش و استفاده ممكن است اثر مثبت يا منفي در پي داشته باشد،بنابرين دقت و حساسيت در تهيه آن ضروري و اجتناب ناپذير است.
فرستنده و گيرنده نامه
در نيروي انتظامي ابتدا عنوان ((از)) سپس ((به)) لحاظ شده است كه دو علت دارد :
الف- اصولا” دريافت كننده‌ي مكاتبه ابتدا در پي آن بر مي‌آيد كه فرستنده كيست؟ زيرا مي‌داند كه خود، گيرنده است. بنابراين گيرنده نامه هميشه در نخستين نگاه مي‌خواهد فرستنده را بشناسد. از اين رو ابتدا معرفي فرستنده ضرورت بيشتري مي‌يابد.
ب- در مكاتبات پيامبر اعظم اسلام(ص) با پادشاهان و سران حكومت‌هاي عصر خود، ابتدا فرستنده و سپس گيرنده را تعيين مي‌فرمودند.
گيرنده/گيرندگان
در نيروي انتظامي منظور از عبارت گيرنده، كليه‌ي واحدهاي سازماني است كه حسب ضرورت ايفاي وظيفه، يك نسخه از نامه را به صورت كامل (پيوست) يا ناقص (بدون پيوست) دريافت مي‌دارند كه ممكن است برخي فقط ((براي اطلاع)) دريافت كننده باشد و برخي ديگر ملزم به اجراي ((اقداماتي)) در راستاي آن باشند.
در شماري از سازمان‌ها براي تفكيك اين دو دسته گيرنده، از عبارات تفكيك كننده‌ي ((گيرنده)) و ((رونوشت)) استفاده مي كنند. در اين تفكيك گيرنده به‌معناي واحد اقدام كننده و رونوشت به معنا ي واحد صرفا” مطلع به كار برده مي‌شود و پيوست مكاتبات براي ((رونوشت)) ارسال نمي‌گردد، مگر آنكه تصريح به ارسال پيوست باشد.
فاصله مربوط به گيرندگان
الف:با يك فاصله عمودي از سطر “درجه/نام و نام خانوادگي” امضاء كننده، كلمه گيرنده/گيرندگان در سمت راست نامه تحرير مي شود.
ب:پس از تحرير كلمه گيرنده/گيرندگان با يك فاصله عمودي عنوان يا عناوين گيرنده يا گيرندگان به ترتيب ارشديت نوشته مي شود.
امضاء
در نيروي انتظامي ابتدا عنوان سازماني فرد و در سطر بعد درجه يا رتبه و نام و نام‌خانوادگي فرد شاغل در آن مسئوليت، نوشته مي‌شود و آن به اين جهت است كه اصولا” بايد آنچه را عقلا” و عرفا” باقي است، بر آنچه فاني است، مقدم داشت. به‌عبارتي عنوان سازماني مثلا” ((فرمانده نيروي انتظامي جمهوري اسلامي ايران)) مادامي كه اين نيرو با اين ساختار و سازماندهي فعاليت مي‌كند ثابت است، هر چند ممكن است افراد شاغل در اين سمت در دوره‌هاي زماني مشخص يا نامشخص تغيير يابند. لذا ابتدا عنوان سازماني ((فرمانده نيروي انتظامي)) و سپس درجه، نام نام‌خانوادگي وي در سطر بعدي نگاشته مي‌شود. هنگامي كه عبارات مذبور در دو سطر مجزا و در سمت چپ كاغذ نوشته مي‌شود، عملا” محل مناسبي براي نقش مهرهاي اداري لازم (ثبت در دبيرخانه و …) فراهم مي‌آيد و مكاتبات از حيث ظاهر منظم مي‌شود.
در صورتي كه نامه را اشخاص ديگري امضاء مي كنند، با يك فاصله عمودي، “از طرف، درجه، نام و نام خانوادگي” امضاء كننده نوشته مي شود.
مثال: مدير كل مالي و ذيحساب ناجا
منصور ترهنده
از طرف سرهنگ دوم شهرام ساييني
تبصره: در صورتي كه نامه را جانشين امضاء مي كند به جاي استفاده از كلمه “از طرف” “جانشين” استفاده مي شود.
كادر (پيرابند)دستورها:
از جمله مشكلات موجود در سامانه‌ي اداري كشور، درج دستورات مديران روي مكاتبات است كه سبب مخدوش شدن متن مكاتبه‌ي صورت گرفته مي‌شود، ضمن آنكه برخي مديران تصور مي‌كنند كه يكي از نشانه‌هاي مدير بودن، صدور دستورات به‌صورت ((مورب)) روي نامه يا حاشيه آن است كه اين خود بر مخدوش شدن بيشتر مكاتبه به سبب تداخل دستور ((مورب)) با متن مكاتبه مي‌افزايد. از طرفي برابر الگوي اعلام شده‌ي گذشته، تهيه كنندگان گردش كارها موظف بودند كادري با ابعاد مشخص در ابتداي متن گردش‌كار براي درج دستور مقام مربوطه لحاظ نمايند تا هم اصل دستور به‌صورت مشخص محفوظ بماند و هم متن گردش‌كار مخدوش نگردد.
به‌عبارت ديگر، در پيرابند دستورها از قسمت بالا به ترتيب ارشديت، مقامات مسئول و فرماندهان، دستورهاي لازم را درج مي‌كنند و دستورهاي مقامات مادون به‌ترتيب بعد از مقامات ارشد درج مي‌گردد.
نحوه نگارش متن نامه‌هاي اداري
نحوه نگارش نامه‌ها عاملي است كه در مراحل اجراي كار و اقدامات لازم، كمك شاياني مي‌نمايد و با توجه به اين امر كه نگارش نادرست نامه‌ها و نا مفهوم بودن آنها سبب بروز اشكال در فرايند كار مي‌شود مراعات موارد زير در تدوين مكاتبات الزامي است:
۱-درصورتي كه مكاتبه داراي پيشينه‌اي باشد كه از سازمان‌هاي ديگري به مركز اقدام كننده فرستاده شده است، آوردن لفظ ((در پاسخ)) به نامه شماره‌ي۰۰۰ لازم است.
۲-در صورتي كه قبلا” نامه‌اي به گيرنده‌ي مورد نظر ارسال شده باشد، ولي نياز به پيگيري يا فرستادن اطلاعات اضافي باشد، در نگارش نامه‌ي جديد از لفظ ((پيرو)) نامه شماره… استفاده مي‌شود.از كلمه پيرو در مكاتبه بين دو واحد سازماني كه به استناد نامه‌ي واحد ديگري تنظيم مي‌گردد نيز استفاده مي‌شود، ليكن پس از شماره و تاريخ سابقه، بايد مرجع صادر كننده قيد شود.
۳-هنگامي كه نامه فرستنده به گيرنده به استناد نامه يگان ثالثي باشد كه قبلا” براي گيرنده فرستاده است، در اين صورت پس از قيد شماره و تاريخ نامه مذكور حتما” نام يگان ثالث نيز بايد ذكر گردد.
چند نكته مهم در نگارش نامه‌هاي اداري:
۱-نامه بايد صريح و روشن باشد و از به‌كار بردن كلمات و عبارات مبهم و غير مصطلح در آن خودداري شود و در صورت نياز به استفاده از اصطلاحات فني و تخصصي، مطالب مهم توضيح داده شده تا روشني متن تامين گردد.
۲-نامه بايد مختصر و مفيد باشد، مشروط بر آنكه جزئيات مهم حذف نشود.
۳-تقسيم مطالب به بند و جزء علاوه بر جلب توجه خواننده به روشني متن نيز كمك مي‌كند.
اجزاي نامه اداري
((الف))عناوين:
۱- از:
نام صادر كننده مكاتبه نوشته مي‌شود. بايد توجه داشت كه در مقابل ((از)) بيش از سه عنوان سازماني استفاده نشود. مانند:
از:اداره كل مالي و ذيحسابي ناجا-مركز اعتبارات و رسيدگي هزينه‌اي-اداره اعتبارات
۲- به:
نام شخص يا سازماني كه نامه، خطاب به آن تهيه گرديده، نوشته مي‌شود. بايد توجه داشت كه در مكاتبات درون سازماني (داخلي) نبايد بيش از سه عنوان سازماني مخاطب نوشته شود.
اگر مخاطب مكاتبه، اشخاص حقيقي باشند، صرفا” نام و نام خانوادگي مخاطب در قسمت ((به)) نوشته مي‌شود.
مثال: به: جناب ستوان‌دوم… به: جناب آقاي…
چنانچه مكاتبات با مقامات بالاتر در سلسه مراتب سازماني صورت گيرد و هدف، آن باشد كه شخص مورد نظر، مكاتبه را دريافت نمايد، در قسمت ((به)) عنوان سازماني مخاطب درج مي‌گردد.
مثال: به: معاون محترم هماهنگ كننده ناجا
در صورتي كه دريافت‌كنندگان مكاتبه بيش از يك رده سازماني/سازمان باشند، در مقابل ((به)) از لفظ ((گيرندگان ذيل)) استفاده شده و پايين نامه (محل گيرنده) عناوين سازماني دريافت كنندگان به ترتيب ارشديت آورده مي‌شود.
بايد توجه داشت كه چناچه واحدهاي سازماني، طرف مكاتبه باشند، استفاده از لفظ ((سردار)) يا ((امير)) در مكاتبات صحيح نيست، زيرا مكاتبه با واحد سازماني صورت گرفته است، نه شخص؛ لذا عبارت ((سردار)) يا ((امير)) به واحد سازماني اطلاق نمي‌شود و اگر فرض را بر جايگاه آن واحد قرار دهيم، بايد در ساير اجزاي سازماني نيز بر حسب مورد از عناوين ((جناب سرهنگ)) استفاده كرد كه اين روش مناسب نيست؛ اما اگر در مكاتبه، شخص، مورد خطاب باشد، استفاده از لفظ سردار يا امير صحيح است.
گفتني است، كلماتي مانند معاونت، مديريت، رياست و فرماندهي، مصدر هستند و بر وجود شخص معيني دلالت ندارند؛ لذا كلمه‌ي ((محترم)) كه صفت است بر شخص معيني دلالت مي‌كند نه بر مصدر؛ بنابراين عبارتي مانند معاونت محترم، رياست محترم، مديريت محترم، فرماندهي محترم، از نظر اهل ادب و علماي علوم اداري صحيح نيست و عبارات معاون محترم، رئيس محترم، مدير محترم، و فرمانده محترم صحيح است؛ به‌عبارت ديگر بعضي معتقدند كه كلمات معاونت، مديريت، رياست و فرماندهي، عنوان واحد سازماني هستند و نمي‌توان به آن كلمه ((محترم)) افزود
بنا بر آنچه گفته شد بعد از عنوان واحد سازماني، در داخل متن نامه استفاده از كلمه محترم (معاونت محترم) اشتباه مي باشد.
| غلط | درست |
| سردار فرماندهي محترم امير فرماندهي محترم معاونت محترم مديريت محترم رياست محترم اداره كل محترم | سردار فرمانده محترم امير فرمانده محترم معاون محترم مدير محترم رئيس محترم مدير كل محترم |
در مكاتبات درون سازماني (داخلي) مي‌توان از اختصارات عناوين سازماني استفاده نمود؛ ليكن در مكاتبات برون سازماني(خارجي) عناوين سازماني بايد بطور كامل نوشته شود.
۳- موضوع:
عبارت يا كلمه‌اي كه نامه در خصوص آن تهيه شده، آورده مي‌شود.
بايد در نظر داشت، ((موضوع)) در مكاتبه، حكم ((تيتر)) روزنامه را دارد و سبب جلب نظر مخاطب يا بروز واكنش منفي در وي مي‌گردد؛ لذا بايد دقت كرد كه ((موضوع)) ضمن حفظ اختصار، در برگيرنده‌ي محتواي كلي مكاتبه باشد. ((موضوع)) نامه در واقع طرح فشرده نامه و درون مايه‌ي آن است و بايد كوتاه، و رسا باشد. عنوان نبايد بسيار بلند يا كوتاه باشد؛ زيرا فهم و دستيابي به آن دشوار مي‌گردد.
((ب)) متن:
متن متشكل از :
۱-مقدمه
جمله يا جمله هايي است كه ذهن مخاطب را براي درك بهتر موضوع آماده كند يا وي را در دستيابي به سابقه راهنمايي نمايد.
چنانچه در ابتداي نامه از عبارت(( پيرو يا پاسخ به نامه شماره …))استفاده شد، بهتر است مختصري از موضوع نيز ذكر گردد تا ذهن مخاطب، سريع‌تر موضوع را دريابد و نيازي به بررسي سابقه نباشد.
۲- اصل موضوع
مطلبي است كه بايد به مخاطب منتقل شود. منظور از اصل موضوع در اينجا خواسته‌ي اصلي مكاتبه كننده در متن هر نامه است كه براي مخاطب نگاشته شده است.
(قبل از تحرير نامه اصلي،پيش نويس تهيه مي شود ،هنگامي كه پيش‌نويس تحرير مي گردد درج غلط‌هاي تحريري دور از انتظار نيست؛ لذا بايد مطالعه و اصلاحات لازم در نامه اعمال شود.)
پيش امضا(پاراف)و امضاي نامه
در نامه‌هاي اداري، نسخه مربوط به بايگاني را تهيه‌كنندگان نامه، به‌ترتيب پاراف مي‌كنند. چنانچه امضا كننده‌ي نامه ((معاون)) باشد، ترتيب پيش امضا به شكل زير خواهد:
-مدير كل … درجه/رتبه، نام و نام‌خانوادگي، تاريخ، امضا
-رئيس اداره…درجه/رتبه، نام و نام‌خانوادگي، تاريخ، امضا
-رئيس دايره … درجه/رتبه، نام و نام‌خانوادگي، تاريخ، امضا
چنانچه در مثال ياد شده، معاون اختيار خود را به مدير كل تفويض كرده باشد، به پيش امضاي مدير كل در نسخه‌ي مربوط به بايگاني نيازي نيست.
محل پاراف نامه، گوشه سمت راست پايين نامه (نسخه بايگاني) است كه به ترتيب، عنوان سازماني، نام و نام‌خانوادگي تهيه كننده، قيد و سپس خود وي امضا مي‌كند.
پاراف نامه در حقيقت مقدمه‌اي است براي امضاي فرمانده يا رئيس مربوط؛ به گونه‌اي كه اگر نامه‌اي را بر فرض صحت و تأييد، يكي از آن دو پاراف نكرده باشد، رئيس يا فرمانده آن را امضا نخواهد كرد؛ بنابراين پاراف رده‌هاي مربوط در پاي نامه الزامي است.
انتخاب اندازه كاغذ
۱-براي مكاتباتي كه از پنج سطر صفحه كاغذ هاي بزرگ (بيش از ۵۰ كلمه در متن نامه) بيشتر باشد از كاغذ اندازه بزرگ(آ-۴) استفاده مي شود.
۲- براي مكاتباتي كه از پنج سطر صفحه كاغذ هاي بزرگ(در حدود ۵۰ كلمه در متن نامه) كمتر باشد،از كاغذ اندازه كوچك (آ-۵) استفاده مي شود.
تحرير رايانه‌اي نگارش‌ها:
نگارش‌هاي رايانه‌اي نيروي انتظامي هم‌اكنون با سيستم ورد(Word) اعمال مي‌شود.
در نگارش نامه‌هاي اداري از خط لوتوس نازك اندازه‌ي ۱۴ استفاده مي گردد.
در كليه نگارش هايي كه با ورد(Word) نوشته مي‌شوند از خط ريز استفاده مي‌شود. به منظور جلب توجه مخاطب مي‌توان قسمت‌هاي مورد نظر را در متن با خط درشت نوشت.
محل درج پيام صيانتي:
محل درج پيام صيانتي فيمابين موضوع و متن نامه مي باشد.
اختصارات:
۱- در نامه هاي اداري اسم به هيچ وجه در قالب اختصارات نمي گنجد.
۲- اختصارات فقط در مكاتبات درون سازماني به كار مي رود.
۳- اختصارات فقط در عنوان، يعني در قسمت “از” و “به” بكار مي رود (در متن نامه مجاز به استفاده نيستيم)
توجه:
برابر بخشنامه هاي صادره تا حد امكان بجاي كلمه هاي عربي بايد از كلمه هاي فارسي (اعزام-گسيل) استفاده نمود، همچنين تركيب بندي كلمات(بطوريكه-به طوري كه)و ننوسسيم،،،بنويسيم(بالاخره-سرانجام،در نهايت) رعايت شود.
به كار بردن عبارات يكنواخت:
به منظور پرهيز از اعمال سليقه هاي شخصي، جلوگيري از پيش‌زمينه‌هاي خوشايندگويي و تكبر، مراعات اختصار و ساده نويسي، عباراتي به‌طور يكنواخت به‌شرح زير تعيين شده است كه با توجه به سلسله مراتب سازماني به كار مي‌رود.
الف) در باره‌ي بيان مطلب
1-به رده، سطح و مقام بالاتر: به استحضار مي‌رساند/براي استحضار
۲- به رده، سطح و مقام هم‌تراز: به آگاهي مي‌رساند/براي آگاهي
۳- به رده، سطح و مقام پايين‌تر: به آگاهي مي‌رساند/براي اطلاع
ب) تقاضاي اجراي كار يا دستور اجراي كار
1- به رده، سطح و مقام بالاتر: خواهشمند است مقرر فرماييد.
۲- به رده، سطح و مقام هم‌تراز: خواهشمند است دستور فرماييد.
۳- به رده، سطح و مقام پايين تر:دستور فرماييد/اقدام نماييد.
پ) درباره‌ي قبول يا رد خواسته
۱- به رده، سطح و مقام بالاتر: اقدام گرديد/اقدامي مقدور نيست.
۲- به رده، سطح و مقام هم‌تراز:هماهنگي دارد/هماهنگي ندارد.
۳- به رده، سطح و مقام پايين تر:موافقت مي‌شود/ موافقت نمي‌شود.
ت) درباره‌ي اشاره به پيوست‌ها و ضمايم
۱- به رده، سطح و مقام بالاتر: تقديم مي‌گردد.
۲- به رده، سطح و مقام هم‌تراز:ارسال مي‌گردد.
۳- به رده، سطح و مقام پايين تر:ارسال مي‌گردد.
2 Comments
عالی بود
خیلی خوب بود.ممنون